Bei den nachfolgend aufgeführten Fristen handelt es sich um Mindestaufbewahrungsfristen. Zivilrechtliche Ansprüche eines Patienten gegen seinen Arzt verjähren nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch aber erst nach 30 Jahren. Wir empfehlen Ihnen daher, die Dokumentationsunterlagen mindestens so lange aufzuheben, bis eindeutig feststeht, dass aus der ärztlichen Behandlung keine Schadensersatzansprüche mehr erwachsen können.
Bei Unterlagen von verstorbenen Patienten ist ggf. eine kürzere Frist angebracht, da es eher unwahrscheinlich ist, dass innerhalb von 30 Jahren Angehörige Schadensersatzansprüche geltend machen. Die Mindestaufbewahrungsfristen gelten aber auch für Unterlagen von verstorbenen Patienten.
Durchschriften von Vordrucken (z. B. Verordnungen häuslicher Krankenpflege, Krankenhauseinweisungen) müssen nicht aufbewahrt werden, wenn die entsprechenden Aufzeichnungen in der Patientenkartei erfolgt sind und nachfolgend keine abweichenden Aufbewahrungsfristen für die Durchschriften von Vordrucken genannt sind.
Die Prüfungsausschüsse und ihre Geschäftsstellen sind nach dem Sozialgesetzbuch (§ 304 SGB V) erst nach vier Jahren verpflichtet, ihre gespeicherten Daten (z. B. Art der Behandlung, Tag der Behandlung, abgerechnete Gebührenpositionen, Diagnosen) zu löschen. Wir empfehlen Ihnen daher, Unterlagen ebenfalls mindestens vier Jahre (nach Ablauf des Jahres, in dem die Leistungen erbracht bzw. verordnet wurden) aufzubewahren. Diese Unterlagen können ggf. für die Durchsetzung Ihrer Interessen vor dem Prüfungsausschuss relevant sein. Dieses gilt auch dann, wenn nachfolgend kürzere Aufbewahrungsfristen genannt sein sollten. Soweit innerhalb der vier Jahre ein Prüfverfahren eingeleitet wurde, ist die weitere Aufbewahrung bis zum endgültigen Abschluss des Verfahrens - ggf. vor dem Beschwerdeausschuss oder Sozialgericht - ratsam.
Eingescannte Unterlagen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie sie für schriftliche Unterlagen gelten. Soweit sichergestellt ist, dass alle Angaben identisch erfasst wurden und gewährleistet ist, dass sie jederzeit abrufbar sind, können Papierdokumente vernichtet werden.
Externe Dokumente, insbesondere in Papierform übermittelte Arztbriefe (z. B. Brief, Telefax) können durch Scannen in die Patientenakte aufgenommen werden. Umstritten ist jedoch weiterhin, ob Arztbriefe in Papierform nach dem Scannen vernichtet werden können oder in Papierform aufbewahrt werden müssen. Unstreitig ist, dass ein vom Ersteller unterzeichneter Arztbrief die Qualität einer Urkunde besitzt und vor Gericht den vollen Beweiswert erreicht. Das Scannen mit anschließender Vernichtung eines solchen Arztbriefes geht stets mit einer Verringerung des Beweiswertes einher, da dieser in einem Prozess allenfalls als Augenscheinsbeweis gewertet werden kann. Der Arzt hat daher im Einzelfall abzuwägen, ob er Dokumente in Papierform nach dem Scannen vernichtet oder aufbewahrt.
