Elektronische Patientenakte (ePA)

Freischaltung der ePA für die eigene Praxis

Abrechnung

Honorarkürzungen

Fragen zur Abrechnung

Wie wird die Nutzung der ePA vergütet?

Für das Erfassen, Verarbeiten und Speichern solcher Daten auf der ePA können Ärzte und Psychotherapeuten folgende GOP abrechnen:

GOP 01647 (1,67 Euro / 15 Punkte)

• die GOP beinhaltet insbesondere die Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung medizinischer Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA
• sie wird als Zusatzpauschale zu den Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen sowie den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische Leistungen) gezahlt
• sie ist einmal im Behandlungsfall (= Quartal) berechnungsfähig
• sie ist nicht berechnungsfähig, wenn im selben Behandlungsfall die Pauschale für die sektorenübergreifende Erstbefüllung (zehn Euro) abgerechnet wird

GOP 01431 (33 Cent / 3 Punkte)

• die GOP wird als Zusatzpauschale zu den GOP 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (Haus-/Fachärztliche Bereitschaftspauschale) und 01820 (Rezepte, Überweisungen, Befundübermittlung) gezahlt
• sie umfasst Versorgungsszenarien mit ärztlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA, in denen keine Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale berechnet wird
• sie ist höchstens viermal im Arztfall* berechnungsfähig
• sie ist – mit Ausnahme der GOP 01430, 01435 und 01820 – im Arztfall nicht neben anderen GOP und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig

Sektorenübergreifende Erstbefüllung der ePA

• 10 Euro je ePA in 2021; ab 2022 soll diese Leistung in den EBM überführt werden
• Die Abrechnung erfolgt über die Pseudo-Gebührenordnungsposition (GOP) 88270
• Eine sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn noch keine Inhalte von einem Vertragsarzt, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder Psychotherapeuten oder einem Zahnarzt in die ePA des Versicherten eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat.
• Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
• Die GOP ist im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01647 „Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung“ sowie der GOP 01431 „Zusatzpauschale elektronische Patientenakte zu den GOP 01430, 01435 und 01820“ berechnungsfähig.
• Details sind in der ePA- Erstbefüllungsvereinbarung geregelt.

* Arztfall bedeutet die Behandlung desselben Versicherten durch denselben Arzt in einem Quartal zulasten derselben Krankenkasse unabhängig von Betriebs- oder Nebenbetriebsstätte.

Welche Erstattungspauschen erhalte ich für die ePA? 

Erstattet werden folgende Beträge laut TI-Finanzierungsvereinbarung:

• Komponente Pauschale Update zum ePA-Konnektor 400 Euro
• PVS-Anpassung ePA 150 Euro

Betriebskostenzuschlag ePA 4,50 Euro je Quartal 

Muss ich meiner KV gegenüber einen Nachweis (bspw. Rechnungen) der technischen Komponenten erbringen, um die Erstattungspauschalen zu erhalten? 

Nein, die KV Hamburg hat einen unbürokratischen Auszahlungsprozess vorbereitet, bei dem automatisch durch das PVS in der eingereichten Abrechnungsdatei die Anspruchsberechtigung nachgewiesen wird. Die Einreichung von Rechnungen oder das Ansetzen einer GOP sind nicht notwendig.

Bis wann muss das ePA Update hochgespielt sein?

Alle Praxen müssen bis 31.12.2021 (zur Abrechnungsdatei des 3. Quartals) nachweisen, dass die Praxis ePA-Ready sind. Ansonsten wird das Honorar für 3/2021 und 4/2021 gekürzt. 

Was passiert, wenn ich das Update für die ePA nicht einspiele? 

Für Verweigerer drohen Ihnen Sanktionen. Mit dem „Digitale Versorgung Gesetz“ (DVG) wurde beschlossen, dass alle an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte und Psychotherapeuten ab dem 1. Juli 2021 die notwendige Ausstattung vorhalten müssen, um Daten in die ePA übertragen bzw. von der ePA auslesen zu können. Andernfalls droht eine Kürzung der Vergütung um 1 Prozent.

Muss ich hier einen ePA- Bestellnachweis der KV vorweisen, um nicht sanktioniert zu werden?

Ja. Im dem Online Portal der KV Hamburg gibt es eine Funktion, um den Bestellnachweis anzuzeigen.

• Loggen Sie sich hierfür mit Ihren Benutzerdaten im Online Portal an
• Klicken Sie den Reiter „Datenübermittel“ an
• Wählen Sie den Unterreiter „ePA Bestellnachweis“
• Klicken Sie den Kasten mit der Erklärung des Bestellnachweises an
• Betätigen Sie den Kasten „Absenden“ um den Nachweis an die KV zu senden

 Der Bestellnachweis kann nur einmal getätigt werden und ihm Folgequartal nicht wiederholt werden.

Fragen zum Hintergrund

Was ist die ePA?

Die elektronische Patientenakte, abgekürzt ePA, ist ein geschützter Speicher für Ihre medizinischen Dokumente. Nur Sie bestimmen, was die Akte enthält und wer darauf zugreifen darf. Sie können die ePA über Ihr Smartphone nutzen und haben so orts- und zeitunabhängigen Zugriff.

Was kann in der ePA gespeichert werden?

Ab 2021:

• Befunde
• Diagnosen
• Therapiemaßnahmen
• Früherkennungsuntersuchungen
• Behandlungsberichte
• Notfalldaten
• elektronischer Medikationsplan
• elektronische Arztbriefe

 Ab 2022:

• Zahn-Bonusheft
• Untersuchungsheft für Kinder
• elektronische Impfpass
• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
• Mutterpass
• eRezept

 Zudem wird das Zugriffsmanagement für die ePA verfeinert. Der Versicherte kann dann die Zugriffsberechtigungen nicht nur für einzelne Bereiche auf seiner ePA festlegen, sondern gezielt für einzelne Dokumente verteilen und somit noch zielgerichteter entscheiden, welche Daten er wem zur Verfügung stellen will.

Welchen Nutzen hat die ePA?

• Bessere Kommunikation im Gesundheitswesen zwischen Patienten, Ärzten, Apotheken, Krankenhäusern und den Krankenkassen
• In der ePA können alle Informationen digital gebündelt werden, ohne dass unberechtigte Dritte darauf zugreifen können

Vorteile:

• Doppeluntersuchungen werden vermieden
• Diagnose können durch den besseren Informationsfluss genauer gestellt werden
• Gesundheitszustand immer im Blick
• Risiken wie Unverträglichkeiten, Blutwerte, wichtige Medikamente und Dosierung werden gesenkt
• Auch für den Notfall können hier alle wichtigen Daten hinterlegt werden. Die Funktionen der ePA werden dabei stetig erweitert, sodass in Zukunft beispielsweise auch elektronische Rezepte oder Krankschreibungen (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)) in ihr gespeichert werden können

Wer kann Dokumente in die ePA einstellen?

• Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser sowie Psychotherapeuten und Zahnärzte, die Zugriffsrechte bekommen haben, dürfen ebenfalls Dokumente in der ePA speichern
• Wenn der Patient dem Arzt gegenüber keinen Zugang erlaubt hat, können keine Dokumente in der ePA gespeichert werden

Wie bekommt der Arzt ein solches Zugangsrecht in die ePA? 

Der Patient kann die ePA-Zugriffsberechtigung per App für Ihre Praxis erteilen oder direkt vor Ort in der Praxis mit seiner eGK und PIN-Eingabe.

Der Patient kann die Zugriffsberechtigung jederzeit widerrufen. In einer späteren Ausbaustufe können die Berechtigungen für jedes Dokument einzeln vergeben werden.

Fragen zur Ausstellung

Wie kann ich die ePA in der Praxis freischalten? 

Wenn ein Patient die elektronische Patientenakte nutzen möchte, hat er zwei Möglichkeiten, wie die Praxis freigeschaltet werden kann: 

1. Der Patient kann sie Praxis direkt über seine ePA-App auf dem Smartphone freischalten.
2. Wenn der Patient kein Smartphone mit ePA-App bei sich hat, können Sie die Anfrage an das Kartenterminal mit der eGK des Versicherten schicken und der kann den Zugriff mit seiner PIN autorisieren.

Alle Fragen zur Handhabung und Einrichtung der ePA beantworten sie jeweiligen Krankenkassen. Über die Website der Gematik erhalten Sie einen Überblick über alle Anwendungen der gesetzlichen Krankenversicherer. 

Bin ich dazu verpflichtet, patientenbezogene Dokumente in der ePA zu speichern?

Auf Wunsch von Patient oder Patientin sind Ärzte, Psychotherapeuten, aber auch Apotheker und Zahnärzte verpflichtet, Kopien von patientenbezogenen Dokumenten in der ePA zu speichern. Dies betrifft jedoch nur den aktuellen Behandlungskontext. Die Original-Daten verbleiben dabei im PVS.

Technische Fragen

Welche technischen Voraussetzungen werden für die ePA benötigt?

• Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI)
• Update des Konnektors auf den ePA-Konnektor (PTV 4)
• ePA-Modul im Praxisverwaltungssystem
• elektronischer Heilberufsausweis 2. Generation (eHBA G2)
• Eingabe der Patienten-PIN für den Zugriff auf die ePA

Wie kann ich auf die ePA meines Patienten zugreifen?

Der Abruf der ePA-Daten darf nur aufgrund einer konkreten Behandlungssituation erfolgen. Zudem dürfen Sie erst nach Einwilligung des Patienten auf dessen ePA zugreifen. Solange eine Berechtigung durch den Patienten für Ihre Praxis vorliegt, kann Ihre Praxis auf die Daten der ePA zugreifen unabhängig davon, ob der Patient vor Ort ist. Der Zugriff auf die ePA und die dort gespeicherten Daten erfolgt über Ihr PVS und die TI. Bei Fragen zur konkreten Vorgehensweise in Ihrem PVS wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Anbieter

Kann ich als Arzt die Dokumente in der ePA ändern?

Sie bzw. ein Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann keine Informationen innerhalb eines Dokumentes, welches hochgeladen wurde, ändern. Sie können jedoch ein Dokument in einer aktualisierten oder korrigierten Version einstellen und ggf. fehlerhafte Dokumentversionen in Absprache mit dem Versicherten wieder aus der ePA löschen.

 Dokumente, die der Versicherten selbst einstellt, werden automatisch als Versichertendokumente klassifiziert. So können sie von Dokumenten, die von Ärzten oder Leistungserbringern hochgeladen werden, unterschieden werden.

Wird bei der ePA der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) benötigt? 

Sofern Dokumente qualifiziert elektronisch signiert in die ePA eingestellt werden sollen – etwa elektronische Arztbriefe oder ein Notfalldatensatz – benötigen Ärzte und Psychotherapeuten für den Signaturvorgang ihren elektronischen Heilberufsausweis

Sonstige Fragen

Muss ich die ePA in meiner Praxis anbieten?

Ja, Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, auf Wunsch des Patienten Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA zu übermitteln (§ 346 Absatz 1 und Absatz 3 SGB V).

Muss der Patient vor Ort sein, um Daten in die ePA einstellen zu können?

Sofern der Patient der Praxis eine Zugriffsberechtigung vorab erteilt hat, ist es nicht erforderlich, dass der Patient bei der Befüllung der ePA vor Ort ist. Ebenso kann der Patient eigenständig jederzeit Dokumente in seine ePA einstellen.

Darf ich als Arzt die Aufgabe, die Daten der ePA zu aktualisieren, meinen Mitarbeitern deligieren? 

Ja. Der Arzt ist berechtigt, die administrative Bearbeitung an sein (Praxis-)Personal zu delegieren. Gleiches gilt auch für Krankenhäuser und Apotheken.

Wie muss ich mich verhalten, wenn der Patient keine ePA App besitzt? 

Versicherte, die die ePA nicht über eine App verwalten können, haben die Möglichkeit, ihre Daten mittels elektronischer Gesundheitskarte und Patienten-PIN freizugeben. Das kann bereits beim Einlesen der Karte an der Anmeldung geschehen. Weder die ePA noch Dokumente daraus werden auf der eGK gespeichert, die eGK dient lediglich der Authentifizierung.